ORKOMContrôle automatique des factures par rapport à votre grille tarifaire
Transporteurs, affrétés, prestataires, fournisseurs sous contrat : vous avez négocié des prix, et chaque facture devrait les respecter. ORKOM compare chaque ligne à la grille ou au contrat en vigueur, vérifie que la prestation a bien eu lieu, et bloque les factures en écart avant paiement. Les factures conformes partent en comptabilité sans intervention.
- Grilles complexes acceptées
- Chaque écart justifié
- De 0,06 à 0,20 € par page
Le contrôle des factures sous contrat aujourd'hui
Contrôler une facture par rapport à une grille demande de retrouver le bon tarif, la bonne tranche, la bonne zone, puis de vérifier chaque frais annexe. À la main, personne n'a le temps de le faire sur chaque ligne.
Des grilles complexes
Prix par zone, par tranche de poids, par nombre de palettes ou au kilomètre, avec des minimums de perception.
Des surcharges indexées
Surcharge gazole recalculée chaque mois, rarement vérifiée.
Des frais annexes
Hayon, attente, rendez-vous, ramasse, stationnement, facturés sans que personne sache s'ils étaient prévus.
Des relevés mensuels
Une facture récapitulative de plusieurs dizaines de transports ou de livraisons, à rapprocher un par un.
Des factures en double
La même prestation facturée deux fois, sur deux factures différentes.
Ce que dit la réglementation
- Indexation gazole : en transport routier de marchandises, le prix du transport est révisé en fonction de la variation du coût du gazole, sur la base d'indices comme ceux publiés par le Comité national routier (CNR). La surcharge facturée doit correspondre à l'indice et à la formule du contrat.
- Délais de paiement : le délai de paiement d'une facture de transport routier de marchandises est plafonné à 30 jours à compter de sa date d'émission. Le contrôle doit donc se faire vite.
- Mentions obligatoires : la facture doit comporter les mentions légales, dont les 4 nouvelles mentions liées à la facture électronique.
Comment ORKOM contrôle les factures, étape par étape
Réception
Les factures arrivent par e-mail, par dépôt de fichiers, par API ou depuis votre plateforme de facture électronique. PDF, scans, Factur-X et UBL sont acceptés.
Extraction
Chaque ligne est lue : prestation, date, référence, poids, quantité, zone, prix, frais annexes, surcharge.
Rattachement
Chaque ligne est reliée à la prestation d'origine (ordre de transport, commande, bon de livraison) grâce aux références.
Application du tarif
ORKOM recalcule le prix attendu à partir de votre grille ou de votre contrat : zone, tranche, minimum de perception, remise, surcharge du mois.
Contrôles
Prix, frais, preuve de la prestation, doublons, IBAN (détail ci-dessous).
Suite
La facture conforme part dans votre ERP ou votre logiciel comptable. La facture en écart est bloquée, avec le détail de chaque différence et la demande d'avoir préparée.
Les contrôles appliqués à chaque facture
Prix
- prix de chaque ligne recalculé à partir de la grille ou du contrat en vigueur à la date de la prestation ;
- bonne tranche de poids, bonne zone, bon nombre de palettes, bon kilométrage ;
- minimum de perception, remises, ristournes et franco de port appliqués.
Surcharges et frais annexes
- surcharge gazole conforme à l'indice du mois et à la formule du contrat ;
- chaque frais annexe (hayon, attente, rendez-vous, ramasse) prévu sur l'ordre ou justifié par la preuve de livraison.
Réalité de la prestation
- transport ou livraison bien effectué, avec une preuve de livraison ;
- quantités facturées égales aux quantités livrées ;
- réserves imputables au prestataire prises en compte.
Conformité et fraude
- facture ou prestation non déjà facturée ;
- mentions obligatoires présentes ;
- IBAN identique à votre fichier fournisseurs : tout changement déclenche une validation avant paiement.
Exemple : le relevé mensuel d'un affrété contrôlé ligne à ligne
Relevé de septembre d'un affrété, 48 transports, 21 640,00 € HT.
- 44 transports conformes à la grille, ordre et preuve de livraison retrouvésOK
- TR-40531 : 780 kg facturés en tranche 1 000-2 000 kg au lieu de 500-1 000 kg+38,00 €
- TR-40588 : frais de hayon facturés, non prévus sur l'ordre+25,00 €
- TR-40612 : transport déjà facturé sur le relevé d'août+412,00 €
- TR-40640 : aucune preuve de livraison reçueà vérifier
- Surcharge gazole : taux appliqué conforme à l'indice de septembreOK
Relevé bloqué, 475,00 € d'écart, demande d'avoir préparée avec le détail de chaque ligne.
Chaque écart est relié à la ligne du relevé, à la grille et à l'ordre concernés. Votre équipe valide la demande d'avoir en un clic.
Quand une facture part en validation
Une facture n'est jamais payée à l'aveugle. Elle part en validation quand :
- un écart dépasse votre tolérance ;
- une prestation facturée n'a pas de preuve ou pas d'ordre correspondant ;
- le tarif applicable est ambigu, par exemple pour une prestation hors grille ;
- l'IBAN a changé ;
- une valeur est lue avec un score de confiance sous votre seuil.
Votre équipe voit la ligne, le tarif attendu et la source côte à côte. Chaque décision est reprise pour les factures suivantes du même prestataire.
Avant et après l'automatisation du contrôle
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Les factures sont contrôlées par échantillon, ou pas du tout. | Chaque ligne de chaque facture est comparée à la grille. |
| La surcharge gazole est acceptée telle quelle. | Elle est recalculée à partir de l'indice du mois. |
| Un transport facturé deux fois passe si les factures sont éloignées dans le temps. | Chaque prestation n'est payée qu'une fois. |
| Les écarts sont réclamés des semaines plus tard, quand ils le sont. | La demande d'avoir est prête avant le paiement. |
Vos grilles, vos contrats, vos règles
ORKOM travaille à partir de vos propres référentiels, dans le format où ils existent déjà.
- Grilles tarifairesFichier Excel ou CSV par prestataire, avec zones, tranches, minimums et dates de validité. Les grilles en PDF annexées au contrat peuvent aussi être lues.
- Contrats et conditionsPrix unitaires, remises, franco, formule de surcharge.Analyse et synthèse de contrats
- Vos tolérancesÉcart accepté en euros ou en pourcentage, par prestataire ou par type de frais.
Le résultat envoyé dans votre ERP ou votre TMS
Les factures conformes, les écarts et les demandes d'avoir sont envoyés dans votre ERP, votre logiciel comptable ou votre TMS, par API, par webhook, par import de fichier ou par connecteur.
- API REST
- Webhook
- SFTP
- Boîte e-mail dédiée
- Sinari
- Akanea
- Dashdoc
- Sage
- Cegid
- Divalto
- SAP
- Odoo
- Microsoft Dynamics
- Pennylane
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur le contrôle des factures par rapport à une grille
Mes grilles tarifaires sont complexes, ORKOM peut-il les appliquer ?
Oui : zones, tranches de poids, nombre de palettes, kilométrage, minimums de perception, remises et dates de validité. Vous fournissez la grille dans son format actuel, Excel, CSV ou PDF.
Comment est vérifiée la surcharge gazole ?
ORKOM recalcule la surcharge à partir de l'indice du mois et de la formule prévue au contrat, puis la compare au montant facturé.
Et les frais annexes ?
Chaque frais facturé (hayon, attente, rendez-vous, ramasse) est comparé à ce qui était prévu sur l'ordre et à ce que montre la preuve de livraison. Un frais non justifié est signalé.
Que se passe-t-il quand un écart est détecté ?
La facture est bloquée avant paiement, avec le détail de chaque écart et la demande d'avoir préparée. Votre équipe valide ou accepte l'écart en un clic.
Les relevés mensuels sont-ils gérés ?
Oui. Chaque transport ou livraison du relevé est extrait, rattaché à sa prestation et contrôlé séparément. Seules les lignes en écart sont montrées.
Cela fonctionne-t-il hors transport ?
Oui, pour tout fournisseur ou prestataire sous contrat : prix unitaires, remises, franco de port, ristournes. Le principe est le même : la facture est comparée à ce qui a été négocié et à ce qui a été livré.
Combien ça coûte ?
De 0,06 à 0,20 € par page selon le volume et les contrôles appliqués. Le test sur vos propres factures est gratuit.
Documents traités
- Facture fournisseurEn-tête et lignes de détail, au format que vous imposez
- ContratClauses, dates, montants et parties, dans des documents longs
- Ordre de transportEnlèvement, livraison et marchandise, en PDF, Excel ou dans l'e-mail
- Lettre de voiture (CMR)Parties, marchandise, signatures et réserves, même sur une photo
Processus voisins
Testons ORKOM sur vos factures et votre grille
Envoyez-nous une grille tarifaire et un relevé mensuel. Nous vous montrons les écarts en 20 minutes.
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