Conditions Générales d'Utilisation

Dernière mise à jour : 18/05/2026

Version : 1.0

Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme ORKOM, accessible aux adresses https://orkom.fr et https://app.orkom.fr (ci-après le « Service »), éditée par la société ORKOM (ci-après « ORKOM », « nous »).

En créant un compte ou en accédant au Service, vous (ci-après « l'Utilisateur » ou « vous ») reconnaissez avoir pris connaissance des présentes CGU et en acceptez l'intégralité.

Si vous n'acceptez pas les présentes CGU, vous ne devez pas créer de compte ni accéder au Service.

1. Définitions

Dans les présentes CGU, les termes suivants ont la signification suivante :

Terme	Définition
ORKOM	La société SAS, au capital de 1000,00 €, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro SIREN 993 033 943, dont le siège social est situé 22 RUE FRANÇOIS MAURIAC 33200 BORDEAUX.
Service	La plateforme SaaS ORKOM permettant le traitement intelligent de documents, accessible via les adresses orkom.fr et app.orkom.fr.
Site	Le site vitrine accessible à l'adresse https://orkom.fr.
Application	La plateforme applicative accessible à l'adresse https://app.orkom.fr.
Utilisateur	Toute personne physique disposant d'un compte personnel sur l'Application.
Client	Toute personne morale (organisation) ayant souscrit à ORKOM , dont l'Utilisateur est membre.
Compte	L'espace personnel de l'Utilisateur sur l'Application.
Organisation	L'espace de travail partagé regroupant un ou plusieurs Utilisateurs au sein d'un même Client.
Contenu Client	Tout document, donnée, texte, image ou information uploadé par les Utilisateurs au sein d'une Organisation.
Tokens	Unités de consommation internes permettant l'utilisation des fonctionnalités payantes du Service (notamment les extractions IA).
Contrat	Tout contrat commercial conclu entre ORKOM et un Client pour un usage payant du Service, en complément des présentes CGU.
Privacy Policy	La politique de confidentialité d'ORKOM , accessible à https://orkom.fr/legal/privacy.

2. Objet des CGU

Les présentes CGU ont pour objet :

de définir les conditions d'accès et d'utilisation du Service par l'Utilisateur ;
de définir les droits et obligations respectifs d’ORKOM et de l'Utilisateur ;
d'encadrer la relation contractuelle d'utilisation, qu'elle soit gratuite ou intervenue dans le cadre d'un Contrat payant.

Les CGU s'appliquent à tout Utilisateur, qu'il accède au Service à titre gratuit ou dans le cadre d'un Contrat payant souscrit par son Organisation.

En cas de contradiction entre les présentes CGU et un Contrat signé entre ORKOM et un Client, les stipulations du Contrat prévalent pour ce qui concerne ledit Client et ses Utilisateurs.

3. Acceptation et modifications

3.1 Acceptation

L'accès au Service est subordonné à l'acceptation expresse des présentes CGU. Cette acceptation s'effectue lors de la création du Compte, par le biais d'une case à cocher dédiée. Une trace horodatée de l'acceptation est conservée par ORKOM .

3.2 Modifications

ORKOM se réserve le droit de modifier les CGU à tout moment pour les adapter aux évolutions techniques, juridiques ou commerciales du Service.

Toute modification substantielle est notifiée à l'Utilisateur par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

L'Utilisateur dispose de la faculté de refuser les modifications en supprimant son Compte avant leur entrée en vigueur. À défaut, la poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaudra acceptation des CGU modifiées.

4. Description du Service

4.1 Fonctionnalités

ORKOM édite et exploite une plateforme SaaS d'automatisation de processus documentaires reposant sur l'intelligence artificielle, destinée à un usage professionnel.

Les fonctionnalités proposées sont décrites dans la documentation publique accessible depuis le Site et sont susceptibles d'évoluer dans le temps. ORKOM se réserve le droit de modifier, ajouter ou retirer toute fonctionnalité du Service sans préavis, sous réserve des cas d'évolution substantielle prévus à l'article 13.

4.2 Fonctionnement multi-tenant

Le Service est organisé par Organisations. Chaque Utilisateur appartient à une ou plusieurs Organisations et peut accéder au contenu de celles-ci selon les permissions qui lui sont attribuées.

L'isolation des données entre Organisations est garantie par l'architecture technique du Service.

4.3 Recours à l'intelligence artificielle

Le Service utilise des modèles d'intelligence artificielle pour traiter les documents et fournir certaines fonctionnalités. Les conditions de traitement par ces sous-traitants sont détaillées dans la Privacy Policy.

L'Utilisateur reconnaît que :

les résultats produits par les modèles d'intelligence artificielle peuvent comporter des inexactitudes, erreurs ou omissions ;
une vérification humaine des résultats est recommandée avant tout usage critique ;
ORKOM ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant de l'usage des sorties produites par les modèles d'intelligence artificielle, dans les limites prévues à l'article 14.

5. Inscription et compte utilisateur

5.1 Conditions d'éligibilité

L'inscription au Service est ouverte à toute personne physique :

majeure (18 ans révolus) ou disposant de l'autorisation de son représentant légal ;
agissant à titre professionnel ou pour le compte d'une personne morale ;
disposant d'une adresse email professionnelle valide.

Le Service n'est pas destiné aux consommateurs au sens du Code de la consommation.

5.2 Création du Compte

L'Utilisateur crée son Compte en fournissant :

une adresse email professionnelle valide ;
un mot de passe respectant les critères de sécurité ;
des informations d'identité (nom, prénom) ;
l'identification de son Organisation.

L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour. Toute information manifestement erronée pourra entraîner la suspension du Compte.

5.3 Sécurité du Compte

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Il s'engage notamment à :

choisir un mot de passe robuste et unique ;
ne pas communiquer ses identifiants à des tiers ;
activer l'authentification multi-facteurs (MFA) lorsque cela est possible ;
notifier immédiatement ORKOM à support@orkom.fr en cas de soupçon de compromission.

Toute action effectuée depuis le Compte est présumée être le fait de l'Utilisateur.

5.4 Suppression du Compte

L'Utilisateur peut supprimer son Compte à tout moment depuis ses paramètres ou en contactant support@orkom.fr. Les modalités de suppression et de conservation des données sont détaillées dans la Privacy Policy.

6. Conditions d'accès et système de Tokens

6.1 Accès gratuit (Free Tier)

ORKOM propose un accès gratuit illimité dans le temps au Service, comprenant :

la création et l'utilisation d'un Compte sans limitation de durée ;
l'accès aux fonctionnalités principales du Service ;
un quota initial de Tokens permettant l'utilisation des fonctionnalités IA.

Une fois le quota de Tokens épuisé, l'Utilisateur peut continuer à accéder à son Compte et consulter ses données, mais ne peut plus exécuter de nouvelles opérations consommant des Tokens (extractions IA, vérifications, requêtes Copilot, etc.).

6.2 Accès étendu (payant)

Pour bénéficier d'un quota de Tokens supérieur ou de fonctionnalités avancées, le Client doit conclure un Contrat commercial spécifique avec ORKOM . Les conditions financières, le volume de Tokens alloués, la durée et les modalités de résiliation sont définis dans ce Contrat.

Les conditions générales de vente applicables aux Contrats commerciaux sont fournies sur demande à contact@orkom.fr.

6.3 Consommation des Tokens

La consommation de Tokens est calculée en fonction du type d'opération exécutée et du volume de données traitées. Le détail des règles de consommation est disponible dans la documentation publique du Service.

ORKOM se réserve le droit de modifier les règles de consommation des Tokens, sous réserve d'en informer les Utilisateurs au moins 30 jours à l'avance.

Les Tokens ne sont ni remboursables, ni transférables entre Organisations.

7. Obligations et engagements de l'Utilisateur

7.1 Usage conforme

L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service :

conformément aux présentes CGU et aux lois et règlements en vigueur ;
dans le respect des droits des tiers (propriété intellectuelle, vie privée, secrets d'affaires) ;
de bonne foi, sans porter atteinte au fonctionnement du Service.

7.2 Interdictions

L'Utilisateur s'interdit notamment :

de tenter d'accéder à des comptes, organisations ou données dont il n'est pas le destinataire ;
de procéder à toute opération de rétro-ingénierie, décompilation ou désassemblage du Service ;
d'utiliser le Service pour développer un produit ou service concurrent ;
de copier, dupliquer, vendre, revendre ou exploiter commercialement le Service sans autorisation expresse écrite d’ORKOM ;
d'utiliser le Service à des fins illégales, frauduleuses, diffamatoires, ou contrevenant à l'ordre public ;
de transmettre des virus, logiciels malveillants, ou tout code informatique nuisible ;
de procéder à un usage abusif des ressources techniques (scraping massif, surcharge volontaire, tentatives d'intrusion) ;
de contourner les mesures de sécurité, les limites de quota ou les contrôles d'accès du Service ;
de revendre, partager ou divulguer ses identifiants à des tiers ;
d'uploader, traiter ou diffuser via le Service tout contenu illégal, et notamment :
- tout contenu à caractère pédopornographique,
- tout contenu portant atteinte à la dignité humaine,
- tout contenu contrefaisant les droits de propriété intellectuelle de tiers,
- tout logiciel malveillant ou contenu visant à compromettre des systèmes informatiques.

7.3 Responsabilité du Contenu Client

L'Utilisateur (et l'Organisation à laquelle il appartient) sont seuls responsables du Contenu Client uploadé sur le Service. ORKOM n'exerce aucun contrôle éditorial ni a priori sur ce contenu.

L'Utilisateur garantit qu'il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires pour uploader, traiter et faire traiter par ORKOM le Contenu Client, notamment :

les droits de propriété intellectuelle sur les documents uploadés ;
les bases légales nécessaires au sens du RGPD pour le traitement des données personnelles contenues dans les documents (consentement des personnes concernées, intérêt légitime, etc.) ;
les autorisations contractuelles éventuelles vis-à-vis de tiers.

L'Utilisateur s'engage à indemniser ORKOM de toute réclamation, action ou condamnation résultant de la violation de cette garantie.

8. Propriété intellectuelle

8.1 Droits d’ORKOM

Le Service, dans son intégralité (logiciels, interface, code source, documentation, marques, logos, contenus du Site), est la propriété exclusive d’ORKOM ou de ses concédants. Il est protégé par les dispositions relatives à la propriété intellectuelle, au droit d'auteur, aux marques et aux bases de données.

ORKOM concède à l'Utilisateur, pour la durée de son utilisation du Service, un droit personnel, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable d'accès et d'utilisation du Service conformément aux présentes CGU.

Aucune autre concession de droit n'est accordée à l'Utilisateur. En particulier, l'Utilisateur ne dispose d'aucun droit de reproduction, de modification, de distribution, de représentation, d'adaptation ou de traduction du Service.

8.2 Droits du Client sur le Contenu Client

Le Client conserve l'intégralité des droits de propriété intellectuelle sur le Contenu Client qu'il a uploadé.

L'Utilisateur, agissant pour le compte du Client, concède à ORKOM une licence d'utilisation du Contenu Client strictement limitée à ce qui est nécessaire pour fournir le Service. Cette licence prend fin à la suppression du Contenu Client ou à la résiliation de l'accès au Service.

8.3 Données dérivées et résultats produits par l'IA

Les résultats produits par les fonctionnalités IA du Service à partir du Contenu Client sont la propriété du Client dans la mesure où ils dérivent directement de son Contenu.

ORKOM se réserve le droit d'utiliser les données agrégées et anonymisées issues de l'utilisation du Service à des fins d'analyse, d'amélioration et de développement du Service, dans le respect du RGPD et sans permettre l'identification du Client ou des Utilisateurs.

ORKOM n'utilise pas le Contenu Client pour entraîner ses modèles d'intelligence artificielle ni ceux de ses sous-traitants.

8.4 Suggestions et retours

Toute suggestion, proposition d'amélioration ou retour transmis par l'Utilisateur à ORKOM peut être librement utilisée par ORKOM , sans contrepartie ni obligation de confidentialité, pour améliorer le Service.

9. Traitement des données personnelles

Le traitement des données à caractère personnel par ORKOM dans le cadre du Service est régi par la Privacy Policy accessible à l'adresse https://orkom.fr/legal/privacy, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

L'Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de la Privacy Policy avant de créer son Compte.

Distinction des rôles :

ORKOM est responsable de traitement pour les données qu'il collecte directement (compte Utilisateur, navigation, communications, prospection).
ORKOM est sous-traitant au sens de l'Article 28 RGPD pour le Contenu Client, le Client étant responsable de traitement. Les conditions de cette sous-traitance sont définies par l'Accord de Traitement des Données (DPA) accessible à l'adresse https://orkom.fr/legal/dpa, qui fait partie intégrante des présentes CGU. En acceptant les présentes CGU lors de la création du compte de son organisation, l'Utilisateur disposant de la qualité pour engager celle-ci (owner) accepte le DPA au nom de son organisation, conformément à l'Article 28 RGPD. Les clients souhaitant signer un DPA spécifique ou négocié peuvent en faire la demande à contact@orkom.fr."

Pour exercer ses droits sur les données collectées par ORKOM en qualité de responsable de traitement, l'Utilisateur peut adresser une demande à support@orkom.fr. Pour les données figurant dans le Contenu Client, l'Utilisateur doit s'adresser au Client concerné.

10. Disponibilité du Service

10.1 Engagement de moyens

ORKOM met en œuvre ses meilleurs efforts pour assurer une disponibilité optimale du Service, dans le cadre d'une obligation de moyens et non de résultat.

ORKOM ne garantit pas une disponibilité absolue et ne saurait être tenue responsable des interruptions résultant :

d'opérations de maintenance planifiée ou d'urgence ;
de dysfonctionnements des réseaux ou prestataires tiers (hébergeur, fournisseurs d'IA, etc.) ;
de cas de force majeure tels que définis à l'article 15 ;
de l'utilisation non-conforme du Service par l'Utilisateur.

Des engagements spécifiques de disponibilité (SLA) peuvent être prévus dans le cadre d'un Contrat commercial conclu avec un Client.

10.2 Maintenance

ORKOM se réserve le droit d'interrompre temporairement le Service pour des opérations de maintenance. Les maintenances planifiées sont notifiées dans la mesure du possible avec un préavis raisonnable. Les maintenances d'urgence (sécurité, incident) peuvent intervenir sans préavis.

10.3 Évolution du Service

ORKOM se réserve le droit de faire évoluer le Service à tout moment, notamment en ajoutant, modifiant ou supprimant des fonctionnalités. Toute évolution substantielle est communiquée à l'Utilisateur par les moyens appropriés (changelog, notification produit, email).

11. Suspension et résiliation

11.1 Suspension par ORKOM

ORKOM se réserve le droit de suspendre l'accès au Service, immédiatement et sans préavis, en cas de :

violation des présentes CGU, et notamment des interdictions prévues à l'article 7.2 ;
atteinte avérée ou suspectée à la sécurité du Service ;
non-paiement des sommes dues par le Client dans le cadre d'un Contrat ;
demande des autorités compétentes ;
soupçon raisonnable d'utilisation frauduleuse ou illicite.

La suspension peut être totale ou partielle (limitation à certaines fonctionnalités).

11.2 Résiliation par ORKOM

En cas de violation grave et/ou répétée des présentes CGU non remédiée dans un délai de 15 jours après mise en demeure, ORKOM peut résilier le Compte de l'Utilisateur de plein droit.

11.3 Résiliation par l'Utilisateur

L'Utilisateur peut supprimer son Compte à tout moment sans préavis depuis ses paramètres, sans préjudice des obligations en cours au titre d'un Contrat.

11.4 Effets de la résiliation

À la résiliation du Compte :

l'accès au Service est interrompu ;
les données personnelles de l'Utilisateur sont supprimées ou anonymisées conformément à la Privacy Policy ;
le Contenu Client n'est pas affecté par la suppression du Compte d'un Utilisateur individuel, il reste sous le contrôle de l'Organisation.

La résiliation d'un Compte n'entraîne pas la fin du Contrat conclu entre ORKOM et le Client, qui est régi par ses propres dispositions de résiliation.

12. Confidentialité

12.1 Engagement de confidentialité d'ORKOM

ORKOM s'engage à traiter le Contenu Client comme strictement confidentiel et à ne pas le divulguer à des tiers, sous réserve :

des sous-traitants techniques nécessaires à la fourniture du Service, conformément à la Privacy Policy ;
des obligations légales ou réquisitions judiciaires ;
de l'autorisation expresse du Client.

12.2 Engagement de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à traiter comme confidentielles les informations techniques, commerciales ou stratégiques relatives au Service auxquelles il pourrait avoir accès, et à ne pas les divulguer à des tiers sans l'accord d'ORKOM .

13. Modifications et évolutions du Service

ORKOM se réserve le droit, à tout moment et sans préavis, de modifier ou suspendre tout ou partie du Service pour des raisons techniques, commerciales ou réglementaires.

Toute évolution substantielle est notifiée à l'Utilisateur, en particulier lorsqu'elle est susceptible d'avoir un impact significatif sur son utilisation du Service.

14. Limitation de responsabilité

14.1 Limitation générale

Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité totale cumulée d’ORKOM au titre des présentes CGU et de l'utilisation du Service est expressément limitée :

pour un Utilisateur utilisant le Service en mode gratuit (Free Tier) : à un montant forfaitaire maximum de 100 € (cent euros) ;
pour un Utilisateur dont l'Organisation a souscrit à un Contrat payant : au montant total des sommes effectivement versées par le Client à ORKOM au titre du Contrat sur les douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.

14.2 Exclusions

Dans toute la mesure permise par la loi, ORKOM ne saurait en aucun cas être tenue responsable :

des dommages indirects, immatériels ou consécutifs subis par l'Utilisateur ou son Organisation ;
de toute perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, perte de marge, perte de clientèle, perte d'image ;
de toute perte ou altération de données, sauf en cas de manquement grave d’ORKOM à ses obligations de sécurité ;
des conséquences résultant de l'utilisation des résultats produits par les fonctionnalités d'intelligence artificielle, l'Utilisateur étant seul juge de la pertinence et de l'usage de ces résultats ;
des dommages résultant du fait de tiers, de l'Utilisateur lui-même, ou d'un cas de force majeure.

14.3 Exceptions à la limitation

Les limitations ci-dessus ne s'appliquent pas en cas de :

dol ou faute lourde d'ORKOM ;
atteinte à la vie ou à l'intégrité physique des personnes ;
violation manifeste des obligations RGPD imputables à ORKOM en qualité de responsable de traitement.

14.4 Délai d'action

Toute réclamation au titre des présentes CGU doit être notifiée à ORKOM dans un délai maximum de douze (12) mois à compter du fait générateur. Passé ce délai, l'action est prescrite.

15. Force majeure

Aucune des Parties ne saurait être tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations en cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Sont notamment considérés comme cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative :

les catastrophes naturelles, incendies, inondations ;
les guerres, actes de terrorisme, émeutes ;
les épidémies ou pandémies impactant significativement l'activité ;
les décisions des autorités publiques affectant le fonctionnement du Service ;
les défaillances majeures et prolongées des réseaux de télécommunication ou d'électricité ;
les cyberattaques de grande ampleur non imputables à un manquement d'ORKOM .

La Partie invoquant un cas de force majeure en informe l'autre Partie dans les meilleurs délais. Si le cas de force majeure perdure plus de 60 jours, chaque Partie peut résilier le contrat de plein droit sans indemnité.

16. Dispositions diverses

16.1 Indépendance des clauses

Si l'une des stipulations des présentes CGU était jugée nulle, illégale ou inapplicable par une juridiction compétente, les autres stipulations conserveraient leur pleine validité.

16.2 Non-renonciation

Le fait pour ORKOM de ne pas se prévaloir d'une stipulation des présentes CGU ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

16.3 Cession

L'Utilisateur ne peut céder, transférer ou déléguer ses droits et obligations au titre des présentes CGU sans l'accord préalable écrit d'ORKOM .

ORKOM peut librement céder les présentes CGU, en tout ou partie, à un tiers, notamment dans le cadre d'une cession d'activité, d'une fusion, d'une acquisition ou d'une réorganisation.

16.4 Intégralité de l'accord

Les présentes CGU, ensemble avec la Privacy Policy et le cas échéant le Contrat commercial conclu entre ORKOM et le Client, constituent l'intégralité de l'accord entre les Parties relativement à l'objet des présentes, et remplacent tout accord, communication ou correspondance antérieurs.

16.5 Notifications

Toute notification au titre des présentes CGU est valablement effectuée :

pour l'Utilisateur : à l'adresse email associée à son Compte ;
pour ORKOM : à l'adresse support@orkom.fr ou par courrier au siège social.

16.6 Langue

Les présentes CGU sont rédigées en langue française. En cas de traduction dans une autre langue, la version française fait foi en cas de divergence.

17. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

En cas de litige, les Parties s'engagent à rechercher préalablement une solution amiable. À défaut de résolution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du différend, tout litige sera porté devant le Tribunal de Commerce de Bordeaux, auquel les Parties attribuent compétence exclusive, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

18. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU :

Email général : contact@orkom.fr
Email RGPD : support@orkom.fr
Support : support@orkom.fr
Adresse postale : 22 RUE FRANÇOIS MAURIAC 33200 BORDEAUX.

Conditions Générales d'Utilisation ORKOM — Version 1.0 — 18/05/2026