Logiciel de constitution de dossiers de souscription
Les pièces d'un dossier arrivent rarement ensemble et rarement complètes. ORKOM les découpe, les lit, les confronte entre elles, et suit le dossier jusqu'à ce qu'il soit recevable.
Testons sur vos documentsLe traitement des dossiers de souscription aujourd'hui
Un courtier ou un commercial envoie un mail avec sept pièces jointes, ou un seul PDF de vingt pages qui les contient toutes. Quelqu'un ouvre, identifie, renomme, classe.
Le nom sur le contrat, le nom sur le RIB, la raison sociale sur le Kbis. L'IBAN du mandat et celui du RIB. Le signataire et le dirigeant inscrit au registre.
Le Kbis a quatre mois, le mandat n'est pas signé, l'attestation est celle de l'an dernier. On relance, on attend, et quand la pièce revient il faut retrouver le dossier et refaire les contrôles déjà faits.
Sur un contrat signé, chaque jour de traitement est un jour de chiffre d'affaires décalé.
Contrat, mandat SEPA, RIB, Kbis : ce qu'ORKOM lit dans chaque pièce
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Comment ORKOM traite un dossier de souscription, étape par étape
- Le pli arrive et se découpe.Un mail avec pièces jointes multiples ou un PDF unique de plusieurs dizaines de pages. Chaque pièce est isolée, reconnue et rattachée au dossier.
- Chaque pièce est lue, puis confrontée aux autres.Les contrôles ne portent pas sur un document mais sur l'ensemble : ce sont les concordances entre pièces qui font la recevabilité.
- Le dossier reste ouvert tant qu'il est incomplet.Une pièce manquante ou périmée ne fait pas échouer le dossier. Elle ouvre une attente, avec la liste de ce qui manque, prête à être envoyée au courtier ou au commercial.
- La pièce qui revient complète le dossier, sans tout recommencer.Un Kbis à jour arrive trois jours plus tard : il se rattache au dossier existant, et seuls les contrôles qui le concernent sont rejoués.
- Le dossier recevable part dans le système.Client créé, contrat enregistré, mandat transmis, pièces archivées avec leur trace.
Les contrôles croisés entre les pièces du dossier
Ajoutez vos propres règles de concordance
Ces contrôles sont des exemples. Dans l’éditeur, choisissez un champ, une condition et la valeur ou le champ à comparer. Vous ajoutez vos règles et ajustez vos seuils depuis un formulaire, sans écrire de code.
Quand un dossier part en validation humaine
Un contrôle en échec, une pièce manquante ou périmée, un champ dont le score de confiance n'atteint pas votre seuil, un montant au-dessus d'un plafond que vous fixez.
Le dossier complet, pièce par pièce, avec pour chaque valeur le lien vers l'endroit du document dont elle provient. Les écarts sont affichés côte à côte : l'IBAN du mandat contre celui du RIB, le nom du contrat contre celui du Kbis.
Valider malgré l'écart, corriger la valeur, ou demander la pièce manquante. La liste des pièces à réclamer est constituée automatiquement.
Tout le reste. L'objectif n'est pas de supprimer la relecture, c'est de ne relire que les dossiers qui posent une question.
Avant et après l'automatisation des souscriptions
- Aujourd'huiChaque pièce est ouverte, identifiée et renommée à la main
Avec ORKOMLe pli est découpé et chaque pièce reconnue - Aujourd'huiLes concordances entre pièces se vérifient à l'œilAvec ORKOMLes écarts sont affichés côte à côte
- Aujourd'huiUn dossier incomplet repart en relance sans liste préciseAvec ORKOMLa liste de ce qui manque est constituée automatiquement
- Aujourd'huiQuand la pièce revient, on refait les contrôles déjà faitsAvec ORKOMSeuls les contrôles concernés sont rejoués
- Aujourd'huiLa validation d'un dossier se compte en joursAvec ORKOMElle se compte en minutes pour les dossiers complets
Le dossier consolidé envoyé dans votre CRM ou votre outil de gestion
Un dossier consolidé, au format que vous imposez : une ligne par souscription, les champs de chaque pièce, le statut de chaque contrôle, la liste des pièces reçues et attendues.
L'écriture se fait dans votre CRM, votre outil de gestion ou votre base, par API ou par dépôt de fichier. Les pièces sont archivées avec le lien entre chaque valeur et sa source.
Chaque dossier garde sa trace complète : quelle pièce est arrivée quand, quel contrôle a échoué, qui a tranché, à quelle heure.
Questions fréquentes sur les dossiers de souscription
Que se passe-t-il si le dossier est incomplet ?
Il reste ouvert. Les pièces déjà reçues sont traitées, les contrôles possibles sont exécutés, et la liste de ce qui manque est constituée. Quand la pièce arrive, elle se rattache au dossier existant et seuls les contrôles concernés sont rejoués.
Les pièces arrivent en un seul PDF ou en pièces jointes séparées. Les deux sont-ils traités ?
Oui. Un PDF unique contenant plusieurs documents est découpé et chaque pièce reconnue. Des pièces jointes séparées sont rattachées au même dossier.
Comment sont vérifiées les concordances entre documents ?
Par des règles que vous écrivez, portant sur plusieurs pièces à la fois : un nom identique entre trois documents, un IBAN identique entre deux, un signataire présent au registre. Les écarts sont remontés avec les deux valeurs en regard, jamais arbitrés automatiquement.
Peut-on vérifier une société auprès d'un registre externe ?
Oui, si vous branchez l'API correspondante. Le SIREN lu sur le Kbis ou le contrat est confronté au registre pour vérifier l'existence et l'état d'activité.
Les dossiers transmis par des courtiers ou des apporteurs sont-ils différents ?
Le traitement est le même, mais la relance ne s'adresse pas à la même personne. La liste des pièces manquantes peut être routée vers l'apporteur qui a transmis le dossier plutôt que vers le souscripteur.
Combien de temps pour mettre un flux en production ?
Comptez quelques semaines. L'essentiel du délai porte sur la définition des pièces attendues, l'écriture des règles de concordance et la connexion à votre système, pas sur la lecture des documents. Ce que représente la même mise en production menée en interne.
Et si le dossier ne contient qu'un mandat, sans RIB ?
La règle de concordance entre les deux ne s'applique pas, et tous les autres contrôles s'exécutent normalement. Un contrôle dont une des pièces est absente est signalé comme non exécutable, pas comme échoué.
Documents traités
Secteurs
Testons ORKOM sur un de vos dossiers de souscription.
Vingt minutes, avec vos propres fichiers. On configure le processus avec vous, vous voyez ce qui sort.