ORKOMExtraire les données de vos factures fournisseurs, lignes comprises
L'en-tête et le détail du tableau, au format que vous imposez, quel que soit le fournisseur et quelle que soit la mise en page.
Ce qui rend ce document difficile
La plupart des outils lisent correctement le fournisseur, la date et le total. C'est sur le détail ligne à ligne qu'ils décrochent, et c'est le détail qui a de la valeur.
Une désignation sur deux lignes, une colonne fusionnée sur certaines lignes seulement, des sous-totaux intercalés au milieu des articles, un tableau qui reprend page suivante sans réafficher ses en-têtes.
Un paramétrage par émetteur est intenable dès qu'il y en a plus d'une dizaine.
Les champs extraits
Cette liste n'est pas figée : vous décrivez les champs dont vous avez besoin, en langage courant, et ils s'ajoutent au flux.
Ce qui est exclu du tableauLes lignes de sous-total, de total, de remise globale et de frais de port sont identifiées comme telles et ne polluent pas le détail.
Vos données, si vous en avez besoin
L'extraction seule suffit dans beaucoup de cas : les données partent dans votre système, qui fait le reste. Quand ce n'est pas suffisant, ORKOM consulte vos référentiels au moment de l'extraction.
Rien n'est obligatoire. Un flux peut n'utiliser aucun référentiel, un autre en consulter trois.
Les contrôles de cohérence
Ces contrôles portent sur le document seul. Le rapprochement avec la commande et la livraison relève du processus complet.
La sortie
Le format est le vôtre : noms de champs, structure, ordre des colonnes. JSON, Excel, CSV, ou la structure imposée par votre éditeur.
L'écriture se fait dans votre ERP, votre logiciel comptable, votre base ou votre entrepôt de données, par API ou par dépôt de fichier.
Chaque valeur porte un score de confiance et un lien vers l'endroit du document dont elle provient. Ce qui n'atteint pas votre seuil part en revue, le reste passe.
En trois mois, Orkom nous a permis d'automatiser l'extraction et la structuration de 100 % de nos factures fournisseurs. Le ROI a été immédiat, et notre équipe s'est enfin recentrée sur des tâches à valeur ajoutée.
Marc V., CEO
Questions fréquentes
La facturation électronique obligatoire ne rend-elle pas l'extraction inutile ?
Non. Les fournisseurs non assujettis, les prestataires étrangers et les entreprises sous les seuils continueront d'envoyer des PDF non structurés pendant plusieurs années. Un flux capable de traiter à la fois les factures structurées et les PDF classiques reste la configuration de référence.
Peut-on extraire les lignes d'une facture de plusieurs centaines de pages ?
Oui. Le tableau est traité dans sa continuité, y compris lorsqu'il se poursuit sans réafficher ses en-têtes, et les sous-totaux intercalés sont écartés du détail.
Faut-il un paramétrage par fournisseur ?
Non. Vous décrivez une fois les champs à récupérer, en langage courant. La description s'applique quelle que soit la mise en page, et un nouvel émetteur ne demande rien.
Faut-il brancher ses référentiels ?
Non. L'extraction fonctionne seule. Les référentiels servent à normaliser une référence ou à vérifier une donnée quand votre système ne le fait pas déjà.
Quel format de sortie ?
Celui que vous définissez. Les noms de champs et la structure sont les vôtres, pas ceux d'un modèle imposé.
Comment savoir si une valeur extraite est fiable ?
Par trois signaux : le score de confiance attaché au champ, le lien vers la zone du document dont la valeur provient, et le résultat des contrôles de cohérence qui la concernent.
Combien de temps pour mettre un flux en production ?
Comptez quelques semaines. L'essentiel du délai porte sur la définition des champs et la connexion à votre outil, pas sur l'extraction.
Vous faites plus que lire ce document ?
Testons ORKOM sur vos propres factures fournisseurs.
Vingt minutes, avec vos fichiers et vos règles de rapprochement. On configure le workflow avec vous, vous voyez ce qui sort.