ORKOMExtraire les données de vos devis et factures proforma
Le détail, les options, la validité et les conditions d'un devis ou d'une proforma, extraits au format que vous imposez.
Ce qui rend ce document difficile
Une facture est encadrée par des mentions obligatoires. Un devis l'est beaucoup moins, une proforma pas du tout. Chaque émetteur fait à sa façon, et la variabilité est plus grande que sur n'importe quel autre document d'achat.
Une ligne de devis est souvent un texte libre — « remplacement plaquettes avant, main d'œuvre comprise » — sans code article. La référence à rattacher n'est pas écrite, elle est à déduire de la désignation.
Variantes, lignes conditionnelles, remises applicables sous condition, plusieurs scénarios chiffrés dans un même document. Le total affiché ne correspond pas toujours à la somme de toutes les lignes.
Les champs extraits
Cette liste n'est pas figée : vous décrivez les champs dont vous avez besoin, en langage courant, et ils s'ajoutent au flux.
Vos données, si vous en avez besoin
L'extraction seule suffit dans beaucoup de cas. Quand elle ne suffit pas, ORKOM consulte vos référentiels au moment de la lecture.
Rien n'est obligatoire. Un flux peut n'utiliser aucun référentiel, un autre en consulter trois.
Les contrôles de cohérence
La sortie
Le format est le vôtre : noms de champs, structure, ordre des colonnes. JSON, Excel, CSV, ou la structure attendue par votre outil de gestion.
Un devis extrait alimente directement la création d'une commande, sans que personne recopie les lignes.
Chaque valeur porte un score de confiance et un lien vers l'endroit du document dont elle provient. Ce qui n'atteint pas votre seuil part en revue, le reste passe.
Questions fréquentes
Quelle différence entre un devis et une facture proforma ?
Un devis devient contractuel dès qu'il est signé par le client. Une proforma n'a aucune valeur comptable ni fiscale, mais adopte le formalisme d'une facture et sert notamment à valider un budget, comparer des fournisseurs ou déclarer une valeur en douane. Les deux se lisent avec le même workflow, les champs supplémentaires de la proforma étant simplement décrits.
Faut-il entraîner un modèle par fournisseur ?
Non. Vous décrivez les champs une fois, en langage courant, et la description s'applique quelle que soit la mise en page. Un nouvel émetteur ne demande rien.
Comment sont traitées les options et les variantes ?
Chaque ligne porte sa nature — fourniture, prestation, option. Les lignes conditionnelles sont identifiées comme telles et n'entrent pas dans le total retenu, sauf si vous en décidez autrement.
Peut-on détecter si un devis est signé ?
Oui. La présence d'une signature, d'un tampon ou d'une mention « bon pour accord » est extraite comme un champ à part entière, avec sa date.
Que se passe-t-il quand la ligne n'a pas de référence article ?
La désignation en texte libre est rapprochée de votre catalogue si vous l'avez branché. Ce qui ne correspond pas est signalé plutôt que deviné, avec les références les plus proches proposées.
Les devis manuscrits sont-ils traités ?
Oui. Les devis d'atelier et de garage sont souvent remplis à la main. Les champs manuscrits portent un score de confiance plus bas, ce qui déclenche une revue quand la lecture est incertaine.
Vous faites plus que lire ce document ?
Testons ORKOM sur vos propres devis fournisseurs.
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