ORKOMExtraire les données de vos notes de frais et justificatifs
Chaque justificatif lu, catégorisé, ventilé par taux de TVA et confronté à vos règles internes, au format que vous imposez.
Ce qui rend ce document difficile
Un ticket de restaurant thermique à moitié effacé, une facture d'hôtel de deux pages, un reçu de taxi manuscrit, une capture d'écran de billet de train. Rien ne les relie sinon d'être arrivés dans la même enveloppe.
Trois tickets collés sur une feuille A4 photocopiée, un reçu plié dans une poche pendant une semaine. C'est le document le plus dégradé de la série.
Le motif professionnel, les participants d'un repas d'affaires, la mission rattachée : rien de tout cela n'est imprimé. C'est le collaborateur qui le déclare, et c'est ce que le contrôle regarde en premier.
Les champs extraits
Cette liste n'est pas figée : vous décrivez les champs dont vous avez besoin, en langage courant, et ils s'ajoutent au flux.
Plusieurs justificatifs sur une même imageChaque ticket est isolé et traité comme une pièce autonome, avec son propre jeu de valeurs.
Vos données, si vous en avez besoin
L'extraction seule suffit dans beaucoup de cas. Quand elle ne suffit pas, ORKOM consulte vos référentiels au moment de la lecture.
Rien n'est obligatoire. Un flux peut n'utiliser aucun référentiel, un autre en consulter trois.
Les contrôles de cohérence
La sortie
Le format est le vôtre : noms de champs, structure, ordre des colonnes. JSON, Excel, CSV, ou la structure attendue par votre outil de gestion de frais, votre paie ou votre logiciel comptable.
ORKOM ne remplace pas votre outil de notes de frais. Il lui fournit une donnée propre, ou traite les pièces qui n'y entrent jamais — les justificatifs papier reçus en vrac, les dossiers d'un client de cabinet, les archives à reprendre.
Chaque valeur porte un score de confiance et un lien vers l'endroit du justificatif dont elle provient. Sur un ticket thermique effacé, savoir quel champ mérite un œil humain vaut mieux que tout relire.
Questions fréquentes
Plusieurs tickets sur une même photo sont-ils traités ?
Oui. Chaque justificatif est isolé et traité comme une pièce autonome, avec ses propres montants et sa propre catégorie. C'est le cas le plus fréquent quand les pièces sont photocopiées par lot.
Les tickets thermiques effacés ou froissés ?
Ils sont traités, avec un score de confiance plus bas sur les zones dégradées. L'objectif n'est pas de tout lire parfaitement mais de signaler ce qui doit être vérifié plutôt que de laisser passer un montant faux.
La TVA est-elle ventilée automatiquement ?
Oui, par taux, quand le justificatif la distingue. Sa récupérabilité dépend de la catégorie de dépense et de vos règles internes : elle est déterminée par les contrôles que vous définissez, pas supposée par l'extraction.
Le motif professionnel peut-il être extrait ?
Seulement s'il figure sur la pièce ou sur le formulaire qui l'accompagne. Il n'est jamais inventé. Une note sans motif est signalée comme incomplète, parce que c'est le premier élément regardé en cas de contrôle.
ORKOM remplace-t-il un outil de gestion de notes de frais ?
Non. Les outils du marché gèrent les cartes, les workflows d'approbation et les remboursements. ORKOM lit les justificatifs et les contrôle, puis alimente l'outil que vous utilisez — ou traite les pièces papier qui n'y entrent pas.
Les justificatifs sont-ils conservés ?
La conservation légale relève de votre archivage. ORKOM garde le lien entre chaque valeur extraite et la zone du document dont elle provient, ce qui rend la pièce vérifiable des années plus tard.
Vous faites plus que lire ce document ?
Testons ORKOM sur vos propres justificatifs.
Vingt minutes, avec vos propres fichiers. On configure le workflow avec vous, vous voyez ce qui sort.